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Mais da metade do tempo dos gestores é consumida por burocracia

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Levantamentos da consultoria Luzio Strategy Group realizado com mais de 300 executivos de dez empresas aponta que, em média, 55% do tempo dos gestores é consumido em atividades consideradas burocráticas. Mesmo nas áreas comerciais, em que supostamente deveriam passar a maior parte do tempo no campo visitando clientes e realizando negócios, os executivos permanecem assoberbados por atividades internas. Essa realidade é fruto de fatores diversos, identificados no levantamento:

1) A dificuldade de priorizar iniciativas cria uma proliferação de projetos que envolvem o gestor em inúmeras reuniões sobre temas variados;

2) A intensificação das ações de compliance e gestão de riscos para aumentar a segurança empresarial tem aumentado o número de alçadas e atividades de controle que permeiam a anatomia dos mais variados processos decisórios;

3) A dificuldade de dizer “não” para todas as oportunidades que aparecem no radar aumenta sobremaneira o número de produtos no portfólio, que vai ganhando complexidade crescente sem uma avaliação periódica que resulte na retirada ou terceirização de alguns deles;

4) A dança de cadeiras de executivos, cada um procurando imprimir sua experiência e legado nos processos, aumentam a ramificação nem sempre adequada de atividades para os requisitos da cadeia de valor, provocando uma colcha de retalhos difícil de otimizar;

5) A implementação de sistemas nem sempre atinge o objetivo essencial de automação e simplificação esperada pelos gestores, tanto pela falta de aderência dos aplicativos aos processos quanto pelo excesso de customizações que tornam ainda mais demorada a percepção dos benefícios da tecnologia;

6) Gestores não enxergam valor na simplicidade, que deveria ser uma obsessão diária de todos na organização. A vaidade é inflamada pelo encanto das soluções sofisticadas, que podem parecer mais marcantes para o legado do executivo. No entanto, o serviço ao cliente é frequentemente prejudicado pela complexidade crescente do portfólio e pela falta de tempo dos gestores de cuidarem do óbvio bem feito;

7) As reuniões são pouco produtivas e muito demoradas por falta de objetividade e método para favorecerem a eficiência dos encontros, pela falta de pontualidade e ausência de participantes relevantes que obrigam a remarcação ou agendamento de uma reunião complementar para chegarem à decisão final e pela falta de tempo dos gestoras para uma preparação prévia mínima, que poderia melhorar a produtividade, levando insegurança para reuniões supostamente agendadas para uma tomada de decisão final.

Para Fernando Luzio, chairman da consultoria, o aumento da complexidade das organizações é um resultado inexorável de seus movimentos expansionistas e do crescimento. Uma complexidade cada dia mais predatória porque afasta as pessoas daquilo que mais importa. “Por isso, as empresas precisam constantemente rever estratégia, portfólio de modelos de negócios e produtos, processos, sistemas e políticas corporativas em busca de simplificação, otimização e efetivas renúncias que são necessárias para preservar o foco nas atividades de alto impacto para o negócio. Como dizia Picasso, ‘a arte é a eliminação do desnecessário’”.